Je vous propose au travers de cet article de voir comment automatiser l’exportation de données issues de vos visuels Power BI autour de deux uses case distincts:
- Directement dans le rapport, mettre à disposition un bouton qui permet l’export d’un visuel vers une destination
- Donne à un utilisateur la possibilité d’automatiser un export contrôlé par une gouvernance DATA
- De façon récurrente/automatisée d’exporter les données d’un visuel vers une destination
- Offre la fonctionnalité aux équipes FINOPS ou métier/CxO de bénéficier d’export cadré par une gouvernance
PREREQUIS: Un compte PowerPlatform/Automate 😊
Premier Use case – Mettre à disposition un bouton d’export d’un visuel donné
Il s’agit ici du plus simple à mettre en œuvre. Vous définissez votre visuel comme à l’habitude dans Power BI avec vos données (1 et 2), filtres (3), etc… puis vous choisissez le visuel Power Automate (4) ou convertissez un visuel existant via le visuel (4). Ensuite, on va passer à l’édition du flux Power Automate (5).
A ce moment là, nous arrivons dans l’interface Power Automate intégrée de Power BI.
Maintenant, il convient de formater au format CSV les données issues du visuel Power BI via l’étape « Créer un tableau CSV » et de récupérer les données via l’étape (2) et ainsi faire la complétion du CSV en étape (3).
Ensuite, nous allons exporter le résultat dans un Sharepoint. En étape (1 et 2), on définit l’emplacement, en (3) le nom de fichier que nous allons « agrémenter » d’un timestamp et en étape (4) l’injection des résultats dans le CSV. Attention à bien mettre l’extension .CSV en étape (3). C’est fini, reste à enregistrer et appliquer puis de cliquer sur le bouton pour voir la magie opérer ! Reste à publier et à rendre votre bouton plus graphique…
Deuxième Use case – Exporter de façon régulière les données d’un visuel dans un fichier CSV
Il existe plusieurs méthodes pour se faire, les exports depuis des rapports paginés RDL ou via des syntaxes DAX d’un rapport Power BI, personnellement, dans la plupart des demandes, le second choix revient le plus souvent. Directement depuis l’interface Power Automate, on crée un flux Cloud schedulé avec les bonnes intervalles de refresh.
Ensuite, il faut injecter une requête sur un jeu de données, et là, il faut être attentif…. Et pour nous simplifier la vie, nous allons utiliser l’analyseur de performances 😊
Aller dans votre page du rapport, et dans le menu OPTIMISER (1), lancer l’analyseur de performances (2), puis actualiser les visuels de façon à générer les requêtes DAX.
Selon les données que vous souhaitez exporter (visuel), naviguer dans vos requêtes jusqu’à trouver le visuel dont vous souhaiter l’export et faites « copier la requête ».
Si vous désirez changer les noms de colonnes, etc… passez par la nouveauté Power BI d’explorateur de requêtes DAX (1), qui vous permet une modification de vos requêtes (2) ainsi qu’un rendu immédiat du résultat (3).
Dans notre flux Power Automate, on ajoute une étape « Exécuter une requête sur un jeu de données » et on va injecter le requête précédemment copiée(3), en ayant au préalable renseigné le workspace du rapport (1 et 2).
A de stade, je vous propose l’export en CSV avec injection de données crées (cf étapes précédentes) ou alors via un envoi de mail HTML.
Donc, on remplace l’étape CSV par HTML, puis envoyer via email (Outlook/O365).
Il convient de s’authentifier, bien entendu…
Dans le flux, prenez exemple sur ma capture ci-dessous de façon à générez un email automatisé tous les mois…
A la lecture de cet article, vous êtes désormais capable de:
- automatiser des flux dans/via vos rapports Power BI
- automatiser des exports selon des triggers définis à destination diverses
A nouveau, libre à vous de customiser les flux à votre convenance….
